Para realizar una combinación de correspondencia, se crea una lista de direcciones o un archivo de origen de datos. El archivo de origen de datos contiene la información que cambia con cada copia combinada de la publicación. Debe organizar la información de una tabla. Cada columna de la tabla contiene un tipo de información (denominada un campo), y cada fila de la tabla contiene información para cada registro.
A continuación, se crea una publicación. Las dimensiones de la publicación determinan las dimensiones de las copias combinadas. Por lo tanto, si crea un conjunto de etiquetas postales, crear una publicación que es el tamaño de la etiqueta.
Después de crear estos dos archivos, combinar el origen de datos y la publicación. Después de combinar los archivos, puede insertar marcadores de posición (o los códigos de campo) en la publicación. Marcadores de posición de indicar a Publisher dónde debe insertar la información de archivo de origen de datos.
El último paso para realizar una combinación de correspondencia es imprimir la publicación. Puede imprimir copias para todos los registros o imprimir sólo registros específicos. En cada copia impresa, Publisher reemplaza los marcadores de posición con la información correspondiente a cada registro en el archivo de origen de datos.
Nota: si imprime una publicación pequeña, como una etiqueta, puede imprimir varias copias de la publicación en una sola hoja. En este caso, Publisher considera una hoja de 30 etiquetas ser 30 copias de una publicación única y tamaño de etiqueta que se imprime en una sola hoja.
¿Puedo utilizar Publisher para crear una lista de direcciones?
Sí. Para crear una lista de direcciones para combinar con la combinación de correspondencia, siga estos pasos:
- En el menú Herramientas , seleccione Combinar correspondenciay, a continuación, haga clic en Crear lista de direcciones.
- En Escriba la información de dirección, escriba la información de la primera entrada en los campos apropiados (por ejemplo, título, nombre, apellido).
- Cuando termine de escribir la información de la entrada, haga clic en Nueva entrada.
- Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de agregar entradas.
- Haga clic en Cerrar.
- En el cuadro nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones , escriba un nombre para la lista de direcciones.
- Haga clic en Guardar. Publisher guarda la lista de direcciones como una lista de direcciones de Microsoft Office, con una extensión de nombre de archivo .mdb, en la carpeta Mis orígenes de datos ..
¿Qué tipos de archivos puede utilizar Publisher como un archivo de origen de datos?
Combinación de correspondencia de Microsoft Publisher puede utilizar las listas de direcciones (orígenes de datos) en los siguientes formatos:
- Microsoft Access (todas las versiones)
- Microsoft Excel (versión 3.0 y posterior)
- Microsoft FoxPro (versión 2.0 y posterior)
- Microsoft Outlook (todas las versiones)
- Tablas de Microsoft Word o documentos de combinación de datos
- Microsoft Works para MS-DOS 3.0 (si la base de datos no contiene fórmulas)
- Microsoft Works para Windows 3.0, 3.0 y 4.x (si la base de datos no contiene fórmulas)
- dBase III, IV y v
- Archivos de texto ASCII (excepto archivos de ancho de campo fijo)
